Barkod sistemi kurma, ürünlerini hızlı tanımlamak, satış sırasında doğru ürünü kasaya aktarmak ve stok hareketlerini düzenli takip etmek için barkod okuyucu, uygun yazılım ve gerektiğinde barkod yazıcıyı birlikte çalışacak şekilde yapılandırma sürecidir. İyi planlanmış bir mağaza barkod sistemi, kasada yalnızca barkod okutmanın ötesinde ürün, fiyat, stok ve satış bilgilerinin tek sistem üzerinden yönetilmesini sağlar.
Kısaca barkod sistemi nasıl kurulur? Kurulum şu sırayla yapılabilir:
- Satılacak ürünlerin barkod durumunu belirle.
- Gerekliyse ürünler için uygun barkod numaralarını oluştur.
- Barkod okuyucu ve gerekiyorsa barkod yazıcı seç.
- Ürünleri barkod ve fiyat bilgileriyle satış/stok yazılımına tanımla.
- Okuyucu, yazıcı ve kasa sistemini yazılımla eşleştir.
- Deneme satışları yaparak sistemi kontrol et.
- Doğru çalışan sistemi günlük kullanıma aç.
Barkod nedir ve barkod sistemi nasıl çalışır?
Barkod nedir? Barkod, bir ürün veya başka bir ticari birimle ilişkilendirilen kodun optik cihazlar tarafından okunabilen çizgi, boşluk veya farklı sembollerle gösterimidir. Günlük kullanımda barkod ne demek sorusunun en pratik karşılığı, ürünü sistemdeki kayıtla hızlı biçimde eşleştirmeye yarayan makine tarafından okunabilir kimliktir.
Kasada barkod okutulduğunda okuyucu aslında ürünün adını veya fiyatını barkodun içinden “okumaz”. Cihaz barkoddaki numarayı çözümler ve yazılıma gönderir. Yazılım da bu ürün kodu ile daha önce tanımlanmış ürün kaydını eşleştirerek ürün adı, satış fiyatı, stok bilgisi gibi verileri ekrana getirir.
Bu nedenle bir barkod okuma sistemi temel olarak şu bileşenlerden oluşur:
- Barkod veya ürün kodu
- Barkod okuyucu
- Satış ve stok yönetim yazılımı
- Bilgisayar veya POS terminali
- Gerekiyorsa barkod/etiket yazıcı
- İşletmenin ihtiyacına göre kasa ve diğer çevre birimleri
Buradaki önemli ayrım şudur: Her işletmenin sıfırdan barkod oluşturma işlemi yapması gerekmez. Bir market başka markalara ait ambalajlı ürünleri satıyorsa bu ürünlerin büyük bölümü zaten barkodludur. İşletme kendi markasıyla piyasaya ürün sunuyor veya barkodsuz ürünleri kendi sistemi içinde etiketlemek istiyorsa ihtiyaç farklılaşır.
Dolayısıyla internetteki herhangi bir barkod oluşturucu veya online barkod oluşturma aracıyla rastgele bir numarayı çizgilere dönüştürmek, o numarayı otomatik olarak resmi ve küresel olarak benzersiz ürün barkodu haline getirmez. Barkod görselini üretmek ile ürüne doğru ve benzersiz numara atamak iki ayrı işlemdir.
Mağaza ve market barkod sistemi nasıl kurulur?
Barkodlu sistem nasıl kurulur? Teknik bilgin sınırlı olsa bile süreci ürünlerin belirlenmesi, donanım seçimi, ürün kayıtlarının oluşturulması, cihazların yazılımla eşleştirilmesi ve test olmak üzere beş ana aşamada planlayabilirsin.
“Markete barkod sistemi kurmak istiyorum” diyorsan ilk olarak cihaz satın almaya değil, mağazanda hangi ürünlerin nasıl takip edileceğine karar vermen gerekir. Çünkü yüzlerce hazır barkodlu ürün satan bir market ile kendi ürünlerini etiketleyen küçük bir butik aynı kuruluma ihtiyaç duymaz.
1. Barkod ihtiyacını ve GS1 sürecini belirle
İlk adım, işletmenin sattığı ürünlerin barkodlarının hazır olup olmadığını kontrol etmektir.
Başka üreticilerin paketli ürünlerini satan bir markette ürünlerin üzerinde bulunan mevcut barkodlar satış yazılımındaki ürün kartlarıyla eşleştirilebilir. Kendi markan altında piyasaya sunacağın ürünler için ise standart ürün kimliği ihtiyacı ayrıca değerlendirilmelidir.
GS1 sisteminde işletmeye özel bir GS1 Firma Önek Numarası (GCP) tahsis edilebilir ve ürünleri tanımlayan GTIN’ler bu yapı üzerinden oluşturulur. GS1 Türkiye’nin güncel sisteminde başvuru firma bazında yapılır; ihtiyaç duyulan ürün çeşidi sayısı alınacak firma önekinin kapasitesini etkiler.
Burada sık karıştırılan Türkiye barkod kodu ifadesine de dikkat etmek gerekir. Barkodun başlangıcındaki rakamlardan yalnızca ürünün üretim ülkesini çıkarmaya çalışmak doğru bir yaklaşım değildir; barkod numaralandırması GS1 sistemindeki tahsis yapısına göre değerlendirilmelidir.
Kendi ürününü piyasaya sunan işletmeler için GS1 barkod oluşturma süreci ile mağaza içinde kullanılacak özel stok kodları aynı şey değildir. Sadece işletme içi takip amacıyla bir barkot oluşturma süreci planlanıyorsa yazılımın sunduğu dahili ürün kodları yeterli olabilir; ürünün ticari kanallarda standart biçimde tanımlanması gerekiyorsa uygun GS1 numaralandırması dikkate alınmalıdır.
2. Barkod okuyucu ve barkod yazıcıyı seç
İkinci aşama donanımdır. Market barkod sistemi için temel cihaz genellikle barkod okuyucudur. Okuyucunun kullanım şekli işletmenin kasa yoğunluğuna ve ürün yapısına göre seçilmelidir.
Sabit kasada çalışan bir markette masaüstü veya sabit okuyucu tercih edilebilirken, ürünlerin raflarda veya depoda okutulduğu senaryolarda el tipi cihazlar daha kullanışlı olabilir. Seçim sırasında kullanılan barkod türlerini okuyabilmesi ve mevcut bilgisayar/POS altyapısıyla uyumlu olması kontrol edilmelidir.
Barkod yazıcı ise her işletmede zorunlu değildir. Hazır barkodlu ürünleri satan bir mağazada mevcut kodların okutulması yeterli olabilir. Kendi etiketini basan işletmelerde ise barkod yazıcı ihtiyacı ortaya çıkar.
| İhtiyaç | Gerekli bileşen |
|---|---|
| Hazır barkodlu ürün satışı | Barkod okuyucu + yazılım |
| Kendi etiketi | Okuyucu + barkod yazıcı + yazılım |
| Yoğun kasa | Hızlı okuyucu + POS uyumlu yazılım |
| Stok takibi | Okuyucu + stok yönetimi |
Bu ayrımı kurulumdan önce yapmak, kullanılmayacak cihazlara bütçe ayırmanı önler.
3. Ürünlere barkod oluştur ve etiketleri hazırla
Üçüncü aşamada her ürünün yazılımda tek ve doğru bir kayıtla eşleşmesi gerekir. Barkod sistemi nasıl yapılır sorusunun en kritik noktalarından biri budur; donanım doğru olsa bile ürün kartları hatalıysa kasa ve stok kayıtları da hatalı çalışır.
Bir barkodlu ürün için ürün kartında en azından barkod/ürün kodu, ürün adı, satış fiyatı ve stokla ilgili temel bilgiler doğru girilmelidir. İşletmenin kullandığı programa bağlı olarak kategori, marka, KDV, alış fiyatı, varyant veya minimum stok seviyesi gibi ek alanlar da kullanılabilir.
Kendi etiketini basacaksan kullandığın barkod oluşturma programı, numarayı uygun barkod sembolüne dönüştürerek etikete aktarabilir. Ardından barkod yazıcı ile fiziksel etiket oluşturulur.
“Barkod oluştur” işlemi sırasında temel kural, aynı ürün kimliğini yanlışlıkla birden fazla farklı üründe kullanmamaktır. GS1 Türkiye de ürün barkod numarasının tek bir ürün çeşidiyle ilişkilendirilmesinin firma sorumluluğunda olduğunu belirtmektedir. GS1 Türkiye
Ürünleri renk veya beden gibi varyantlarla satan bir butik barkod sistemi için bu aşama özellikle önemlidir. Örneğin aynı tişörtün S ve M bedenlerinin stoklarını ayrı izlemek istiyorsan sistemde varyantları birbirinden ayırabilecek bir ürün kodu yapısı kurulmalıdır.
4. Barkod okuma sistemini satış ve stok yazılımına bağla
Dördüncü adım, fiziksel cihazları yazılımla birlikte çalışır hale getirmektir. Barkod okuyucunun okuduğu numara, yazılımdaki doğru ürün kartını çağırmalıdır.
Kurulum sırasında önce birkaç ürünle deneme yapabilirsin. Ürünü sisteme tanımla, barkodunu okut ve ekrana gelen bilgileri kontrol et. Ürün adı ve fiyat doğruysa satış işlemini tamamlayarak stok miktarının beklenen şekilde değişip değişmediğine bak.
İyi yapılandırılmış bir mağaza barkod sistemi şu akışı kurmalıdır:
Barkod okutma → ürünün bulunması → fiyatın kasaya gelmesi → satışın kaydedilmesi → stok hareketinin işlenmesi
Bu zincirin herhangi bir aşaması kopuyorsa sorun yalnızca barkod okuyucuda olmayabilir. Ürün kartı, cihaz ayarı veya yazılım entegrasyonu da kontrol edilmelidir.
Birden fazla kasa kullanılıyorsa ürün ve fiyat bilgilerinin tüm satış noktalarında tutarlı olması ayrıca önemlidir. Aynı ürünün iki kasada farklı kayıtlarla tutulması stok raporlarında gereksiz karmaşa oluşturabilir.
5. Sistemi test et ve kullanıma aç
Son aşamada doğrudan gerçek satışa geçmek yerine küçük bir test listesi kullan. Marketten veya mağazadan farklı özelliklerde 10-20 ürün seçerek sistemi denemek, birçok kurulum hatasını müşterinin karşısına çıkmadan görmeni sağlar.
Kontrol edilecek noktalar şunlardır:
- Her barkod doğru ürünü getiriyor mu?
- Kasadaki satış fiyatı doğru mu?
- Satış tamamlandığında stok azalıyor mu?
- İptal veya iade işlemi stok kaydına doğru yansıyor mu?
- Basılan yeni etiketler okuyucu tarafından sorunsuz okunuyor mu?
- Aynı barkod yanlışlıkla iki ürüne atanmış mı?
- Varyantlı ürünlerde doğru beden/renk seçiliyor mu?
Bu kontroller başarılıysa market barkod sistemi günlük kullanıma alınabilir. Böylece “cihaz çalışıyor mu?” kontrolünden daha kapsamlı biçimde satıştan stoğa kadar tüm süreç test edilmiş olur.
Barkod sistemi kurmanın maliyeti nedir?
Barkod sistemi kurmanın maliyeti nedir? Tek bir sabit rakam yoktur. Barkod sistemi fiyatları; işletmenin ürün sayısı, kasa adedi, mevcut bilgisayar altyapısı, barkod yazıcı ihtiyacı, kullanılacak okuyucular ve yazılım özelliklerine göre değişkenlik gösterir.
Toplam bütçeyi şu kalemlere ayırmak daha sağlıklıdır:
| Maliyet | Neye bağlı? |
|---|---|
| Barkod numarası | Ürün ihtiyacı ve güncel başvuru koşulları |
| Okuyucu | Okuma teknolojisi ve kullanım biçimi |
| Yazıcı | Etiket basma ihtiyacı ve baskı hacmi |
| Yazılım | Kullanıcı, kasa ve özellik kapsamı |
| Etiket | Boyut, adet ve sarf tüketimi |
| Kurulum | Entegrasyon ve eğitim kapsamı |
Barkod alma ücreti ne kadar?
Barkod alma ücreti ne kadar? GS1 üzerinden ürün numaralandırmasına ihtiyaç duyuluyorsa ücret, işletmenin koşulları ve ihtiyaç duyduğu barkod kapasitesi gibi değişkenlere göre belirlenebilir. GS1 Türkiye güncel başvuru ekranında gerekli GTIN sayısına göre firma öneki ihtiyacını ve başvuru ücretini hesaplamaya yönelik araç sunmaktadır. Bu nedenle blog yazısındaki sabit bir rakama göre bütçe oluşturmak yerine başvuru yapılacağı tarihte güncel tutarın kontrol edilmesi daha doğrudur.
Barkod yıllık aidat ne kadar?
Barkod yıllık aidat ne kadar? Güncel tutar dönemsel olarak değişebileceğinden sabit rakam vermek doğru değildir. GS1 Türkiye’nin üyelik esaslarına göre sisteme kabul edilen üyeler, üyeliğe giriş yılını takip eden yıllarda belirlenen yıllık sistem kullanım bedelini öder. Bu ücret, barkod okuyucu veya yazılım lisans maliyetinden farklı bir kalemdir. Dolayısıyla barkod sistemi bütçesi çıkarırken resmi numaralandırma maliyeti ile işletmenin satın alacağı teknik altyapıyı ayrı hesaplamak gerekir.
Barkod almak için hangi evraklar gereklidir?
Barkod almak için hangi evraklar gereklidir? GS1 Türkiye üzerinden yapılacak başvurularda talep edilen belgeler başvuru türüne ve işletmenin durumuna göre değişebilir. Güncel resmi başvuru bilgilerinde faaliyet belgesi ve taahhütname temel belgeler arasında yer alırken, bazı başvurularda mali durumla ilgili belgeler de istenebilmektedir. Online ve fiziksel başvurunun gereklilikleri de farklılaşabilir
Başvuru öncesinde genel olarak şu belgeleri kontrol etmek gerekir:
- İlgili oda veya esnaf odasından faaliyet belgesi
- Gerekli durumlarda firma yetkilisi tarafından düzenlenen taahhütname
- Başvuru tipine göre gelir/kurumlar vergisi beyannamesi veya ilgili mali belge
- Yeni kurulmuş işletmelerde talep edilen kuruluş belgeleri
- Başvuru sürecinin gerektirdiği ödeme/dekont bilgileri
Örneğin yeni kurulmuş işletmeler için istenen mali belge yapısı daha önce faaliyette bulunan işletmelerden farklı olabilir. Ayrıca 10 veya daha az ürün çeşidi için yayımlanan başvuru belgesinde daha sınırlı bir belge seti belirtilmektedir. Bu nedenle başvuru yapacağın tarihte güncel belge listesini kontrol etmen, eski bir kontrol listesiyle işlem yapmaktan daha güvenlidir.
Butik ve küçük işletmeler barkod sistemi kurarken nelere dikkat etmeli?
Butik barkod sistemi veya tek kasalı küçük bir mağaza kurulurken en kapsamlı sistemi satın almak yerine işletmenin gerçek ihtiyacına göre başlamak daha verimlidir. Küçük işletmelerde temel amaç; ürünün hızlı bulunması, doğru fiyatla satılması ve stok hareketinin güvenilir şekilde kaydedilmesidir.
Örneğin 200 farklı ürün satan tek kasalı bir butik ile binlerce ürün ve birden fazla kasa kullanan marketin donanım ihtiyacı aynı değildir.
Küçük işletmeler şu noktalara özellikle dikkat edebilir:
- Mevcut ürünlerin kaçının hazır barkodlu olduğunu belirle.
- Kendi etiketini basmıyorsan barkod yazıcının gerçekten gerekli olup olmadığını kontrol et.
- Renk ve beden gibi varyantları ayrı ürün kayıtlarıyla takip et.
- Barkod okuyucunun kullanılacak barkod tiplerini desteklediğinden emin ol.
- Yazılımın satış sonrası stok miktarını otomatik güncelleyip güncellemediğini test et.
- Ürün sayısının artabileceğini düşünerek sistemin genişletilebilir olmasına dikkat et.
- Kurulumdan önce örnek ürünlerle kasa senaryosu oluştur.
Küçük işletmede en sık yapılan hata, barkod sistemi kurma işini yalnızca okuyucu satın almak olarak görmektir. Okuyucu numarayı sisteme iletir; asıl düzen ürün kartlarının doğru tanımlanması ve yazılımın satış-stok akışını doğru yönetmesiyle oluşur.
Bu nedenle cihaz seçerken yalnızca donanım fiyatına değil, donanımın kullanılacak yazılımla uyumuna ve işletmenin günlük iş akışına bakmak gerekir.
Sıkça sorulan sorular
Barkod sistem nasıl kurulur?
Önce ürünlerin barkod durumunu belirle, ardından barkod okuyucu ve gerekiyorsa yazıcı seç. Ürünleri satış/stok yazılımına barkodlarıyla tanımla, cihazları sisteme bağla ve deneme satışlarıyla fiyat ile stok hareketlerini kontrol et. Sistem doğru çalışıyorsa günlük kullanıma geçebilirsin.
Barkod sistemi nasıl oluşturulur?
Barkod sistemi; ürün kodları, barkod okuyucu, satış/stok yazılımı ve ihtiyaca göre barkod yazıcıdan oluşturulur. Kendi markalı ürünlerin için resmi ürün numarası gerekiyorsa uygun numaralandırma süreci ayrıca tamamlanmalıdır. Hazır barkodlu ürünlerde mevcut kodlar yazılımdaki ürün kartlarıyla eşleştirilebilir.
Barkod sistemi kurmanın maliyeti nedir?
Maliyet; kasa sayısı, ürün adedi, okuyucu tipi, barkod yazıcı ihtiyacı, kullanılacak yazılım ve kurulum kapsamına göre değişir. Bu nedenle önce ihtiyaç listesi çıkarılmalı, ardından donanım, yazılım, etiket ve varsa resmi barkod numaralandırma maliyetleri ayrı ayrı hesaplanmalıdır.
Barkod alma ücreti ne kadar?
Barkod numarası edinme maliyeti güncel başvuru koşullarına, işletmenin durumuna ve ihtiyaç duyduğu numaralandırma kapasitesine göre değişebilir. Bu nedenle sabit bir tutar yerine başvuru yapılacağı tarihte geçerli resmi ücret hesaplaması kontrol edilmelidir.
Barkod almak için hangi evraklar gereklidir?
Başvurunun niteliğine göre faaliyet belgesi, taahhütname, mali durumla ilgili belgeler ve yeni işletmeler için kuruluş belgeleri istenebilir. Online ve fiziksel başvuru süreçleri farklılık gösterebildiğinden başvuru tarihindeki güncel evrak listesi kontrol edilmelidir.
Barkod yıllık aidat ne kadar?
Yıllık sistem kullanım bedeli dönemsel olarak değişebildiğinden sabit bir rakam vermek doğru değildir. GS1 sistem üyeliği kapsamında giriş yılından sonraki dönemlerde yıllık kullanım bedeli söz konusu olabilir. Güncel tutar başvuru veya yenileme döneminde kontrol edilmelidir.
Sonuç
Barkod sistemi kurma sürecini doğru planlamak için önce işletmenin ürün yapısını belirlemek, ardından uygun okuyucu, yazılım ve gerekiyorsa barkod yazıcıyı seçmek gerekir. Hazır barkodlu ürün satan bir market ile kendi ürünlerini etiketleyen butik için aynı donanım ve numaralandırma yapısına ihtiyaç duyulmayabilir. En sağlıklı kurulum, ürün kartından kasa işlemine ve stok hareketine kadar tüm sürecin birlikte test edildiği yapıdır. İşletmenin ürün ve kasa sayısına uygun altyapıyı belirlemek için Megapol Teknoloji‘nin barkod sistemleri ve kurulum çözümleri incelenerek ihtiyaçlara uygun bir sistem planlanabilir.
